De cruciale rol van lijnmanagers bij verzuim

De cruciale rol van de lijnmanagers bij verzuim

Psychosociaal verzuim is binnen veel organisaties en bedrijven een groot probleem. Werkgevers zien hun medewerkers regelmatig uitvallen, wat niet alleen een emotionele en collegiale impact heeft, maar ook veel kosten met zich meebrengt. Hoewel werkgevers zich bewust zijn van de problemen, blijft de vraag: wie is er eigenlijk verantwoordelijk? En als het wel duidelijk is, is het dan belegd bij de juiste partij? In deze blog duiken we dieper in op deze kwestie en bieden we concrete inzichten.

Feiten over psychosociaal verzuim

Psychosociaal verzuim treedt op wanneer medewerkers niet meer in staat zijn hun werk uit te voeren door emotionele, psychologische of sociale problemen. Denk bijvoorbeeld aan stress, burn-out, depressie of conflicten op de werkvloer. Het gaat vaak gepaard met een verlaging van het werkvermogen en kan leiden tot langdurige afwezigheid. Want de gemiddelde duur bij een burn-out is inmiddels opgelopen tot 10 maanden.

Voor werkgevers betekent dit vaak een enorme financiële last. TNO berekende dat psychosociaal verzuim €14.500 per medewerker per jaar kost, ongeacht of de medewerker ziek is of niet. €14.500 x het aantal medewerkers dus. Deze hoge kosten ontstaan onder andere door loondoorbetaling, het inhuren van vervanging, en verminderde productiviteit. Daarmee is het aanpakken en voorkomen van psychosociaal verzuim niet alleen een menselijke noodzaak, het is ook een financiële prioriteit.

De huidige situatie: HR is verantwoordelijk

In veel organisaties is HR verantwoordelijk voor verzuim. HR maakt afspraken met de arbodienst of de bedrijfsartsen, en ook de verzuimcoördinator is ondergebracht bij HR. Zij stellen een providersboog samen, en organiseren trainingen voor leidinggevende over verzuimbeleid. Als zij verzuimcases coördineren, is dat meestal niet op inhoudelijk, individueel niveau.

De vraag is beleggen bij HR wel zo effectief is. Staat HR niet te ver af van de afdeling met het hoge verzuim of zieke medewerker om het effect te zien van het beleid dat zij uitzetten? Sturen zij op tijd bij als het effect te wensen overlaat? In de praktijk zien wij zeer hardwerkende HR-professionals die vaak zelf overbelast zijn, en ondanks hun grote inzet het verzuim niet omlaag krijgen.

Verzuim nooit alleen door werkstress

Onze ervaring is dat psychosociaal verzuim nooit uitsluitend voortkomt uit het werk. Het is vrijwel altijd het resultaat van een mix van factoren, inclusief persoonlijke en sociale omstandigheden. Soms is de werkomgeving een katalysator, bijvoorbeeld bij een niet-passende functie of een hoge werkdruk. Maar het werk is zelden tot nooit de hoofdoorzaak. Toch ligt de rekening voor het verzuim wél bij de werkgever. Dat kan oneerlijk zijn, maar is wel zoals het is.

Wat nu als het verzuimbeleid bij het lijnmanagement wordt belegd? Zij hebben een unieke positie omdat zij hun medewerkers kennen, vroegtijdige signalen op kunnen pikken en kunnen inschatten met welke hulp hun medewerker is gebaat.

De cruciale rol van het lijnmanagement bij verzuim

Lijnmanagers zijn de hoekstenen van een organisatie, en zij hebben direct contact met hun team. Uit diverse studies blijkt dat een positieve relatie tussen medewerkers en hun leidinggevenden een groot verschil kan maken in de mentale gezondheid en veerkracht van werknemers. Wanneer lijnmanagers betrokken zijn, kunnen ze waarschuwingssignalen herkennen en kunnen ze een vertrouwensband opbouwen met de medewerkers. Deze vroege herkenning zorgt ervoor dat problemen sneller en effectiever worden aangepakt.

Ook kan de lijnmanager veel beter dan wie dan ook inschatten welke hulp effectief zal zijn bij de desbetreffende zieke medewerker. Immers iedere verzuimcasus is anders en vraagt een aanpak op maat.

Last but not least heeft het lijnmanagement de positie om sociale en werk-gerelateerde factoren die bijdragen aan verzuim rechtstreeks aan te pakken. Denk hierbij aan werkdruk, onduidelijkheid in verantwoordelijkheden en het gebrek aan ondersteuning. Door de verantwoordelijkheid bij het lijnmanagement te leggen, ontstaat een directe verbinding tussen problemen op de werkvloer en de mensen die het beleid kunnen aanpassen.

Wat is daarvoor nodig?

De lijnmanager kan uitsluitend die cruciale rol invullen als hij daar ook de verantwoordelijkheid, tools en middelen voor krijgt. Daarom is ons advies:

1. Leg de verantwoordelijkheid voor verzuim in de lijn, op afdeling- of teamniveau.
2. Creëer een structureel overleg met de lijnmanager, verzuimcoördinator en bedrijfsarts, waar iedere individuele cases wordt doorgesproken, inclusief passende interventies.
3. Zorg ervoor dat in dit overleg de lijnmanager leidend is en de besluiten neemt.
4. Geef de lijnmanager budget om de juiste interventie te kiezen, óók als de primaire oorzaak van het verzuim in de privésfeer ligt. Want ongeacht de oorzaak, het doel is de medewerker zo snel en effectief mogelijk te helpen met re-integreren.
5. De verzuimcoördinator behoudt de coördinerende taak en kan trends in verzuim over teams en afdelingen heen herkennen.

De cruciale rol in de praktijk

Hieronder staan enkele manieren waarop de lijnmanagers hun cruciale rol in de praktijk kunnen brengen.

1. Ken je medewerkers. Weet wat er speelt bij jouw medewerkers. Heeft iemand een ingewikkelde thuissituatie? Is je medewerker mantelzorger? Vindt iemand zijn baan niet echt leuk? Het zijn allemaal factoren die de kans op psychosociaal verzuim fors verhogen.
2. Zet verzuimbegeleiding hoog op je agenda. Regelmatig horen wij bij Happy Brain® Clinics dat de zieke medewerker te veel aan zijn lot is overgelaten, en zich in de steek gelaten voelt. Dat verhoogt alleen maar de drempel om weer terug te keren naar het werk. Neem daarom frequent contact op met de medewerker; in ieder geval op de dag van ziekmelding (of eerste werkdag daarna) en daarna 1x per week.
3. Creëer een gezonde werkomgeving. Een gezonde werkomgeving gaat verder dan werkdruk alleen. Het gaat ook om vertrouwen, samenwerking en adequate ondersteuning in moeilijke situaties. Zorg ervoor dat medewerkers zich veilig voelen om problemen en zorgen te bespreken. Dit kan door regelmatig een-op-een gesprekken te voeren en een open, respectvolle sfeer te creëren. Medewerkers moeten weten dat ze gehoord worden en dat hun welzijn voorop staat.
4. Herken signalen van psychosociaal verzuim. Lijnmanagers kunnen getraind worden om subtiele signalen te herkennen, zoals gedragsveranderingen, verminderde productiviteit, teruggetrokken houding of slechte zelfzorg. Ook regelmatig vrije dagen opnemen of moe terugkomen van vakantie, zijn serieuze signalen. Het oppikken van deze signalen geeft de lijnmanager de gelegenheid om vroegtijdig in te grijpen en directe ondersteuning te bieden.
5. Benadruk preventie. Bij Happy Brain® Clinics bieden we praktische tools zoals de Veerkrachtanalyse, waarmee werknemers hun mentale veerkracht kunnen evalueren en verbeteren. Lijnmanagers kunnen dit actief inzetten binnen hun teams om psychosociale klachten vóór te zijn.
6. Zet effectieve interventies in. Deze ligt in het verlengde van punt 1. Als je je medewerkers kent, kun je ook inschatten met welke interventie zij het meest geholpen zijn. Is een coach voldoende? Of moet er iets worden opgeruimd uit het verleden? Wil iemand praten over zijn gevoel, of juist niet?
   Bespreek met je medewerker waar hij het beste mee is geholpen.

Voordelen

Deze aanpak biedt de volgende voordelen.

• Betere interventies: Lijnmanagers hebben een zichtbare en directe invloed op hun teams. Zij bevinden zich in een ideale positie om oplossingen te initiëren die gebaseerd zijn op de werkelijke behoeften van medewerkers.
• Voorkomen van langere uitval: Door signalen op te merken en tijdig in te grijpen, kan langdurig verzuim worden voorkomen. Dit leidt tot minder stress binnen de teams en een beter functionerende organisatie.
• Kostenbesparing: Ieder jaar betalen bedrijven duizenden euro’s voor verzuim, vaak zonder dat dit een structurele oplossing oplevert. Met een proactieve aanpak kunnen deze kosten drastisch worden verlaagd. Bijvoorbeeld, door te werken met bewezen effectieve behandelingen zoals we bij Happy Brain® Clinics doen, is het mogelijk om een werknemer snel en blijvend te laten herstellen. Op termijn levert dit duizenden euro’s besparing op.
• Meer vertrouwen: Medewerkers die weten dat ze kunnen rekenen op hun leidinggevende voelen zich vaak meer betrokken en gemotiveerd, wat ten goede komt aan de algemene bedrijfscultuur.

Conclusie

Het is tijd om de verantwoordelijkheid voor psychosociaal verzuim te herzien en terug te brengen naar de functionaris die daadwerkelijk het verschil kan maken: de lijnmanagers. Zij spelen een cruciale rol in het herkennen van problemen, het bevorderen van een gezonde werkomgeving en het ondersteunen van medewerkers waar nodig.

Wat zeker niet over het hoofd mag worden gezien, is de financiële winst die deze proactieve aanpak biedt. €14.500 per verzuimende medewerker is een gigantische financiële last die verminderd kan worden met een effectieve strategie. De praktijk laat zien dat 50% vermindering van deze lasten zeer wel mogelijk is.

Samen met Happy Brain® Clinics kunnen organisaties een revolutie teweegbrengen in hoe ze omgaan met psychosociaal verzuim. Wil je ook bijdragen aan een mentale gezondheid die blijft? Neem contact op met Happy Brain® Clinics en ontdek wat wij voor jouw bedrijf, lijnmanagement en medewerkers kunnen betekenen.